Rechenschaft als Bevollmächtigte: Belege führen, Auskunft geben, abrechnen

Wem Sie wann Rechenschaft schulden

Am ersten Tag den Bestand festhalten

• Legen Sie für die Person eine eigene Vermögensakte an, getrennt von Ihren eigenen Unterlagen.Die Betreuungsstelle der Landeshauptstadt München zählt sie zu den ersten Aufgaben, wenn Sie die Vollmacht zu nutzen beginnen. In diese Akte gehören die Saldenbestätigungen, Ihr Verzeichnis, das Kassenbuch, die Belege und Ihre Notizen. Sie ist später die Grundlage jeder Auskunft nach § 666 BGB.
• Notieren Sie, ab welchem Tag Sie die Vollmacht nutzen und aus welchem Anlass.Rechenschaft schulden Sie für das, was Sie mit der Vollmacht tatsächlich besorgt haben. Über Geschäfte, die die Person vorher selbst geführt hat, rechnen Sie nicht ab. Ein Datum mit Anlass, etwa der Tag der Aufnahme ins Krankenhaus, grenzt Ihren Zeitraum ab.
• Bitten Sie jede Bank um eine Aufstellung aller Konten, Depots und Schließfächer mit dem Stand zu einem Stichtag.Mit dieser Saldenbestätigung steht der Anfangsbestand fest, von dem jede spätere Abrechnung ausgeht. Fragen Sie im selben Schreiben nach Daueraufträgen, Lastschriften und weiteren Kontovollmachten, und legen Sie eine Kopie Ihrer Vollmacht bei. Was die Bank an der Vollmacht prüft, steht im Wegweiser bei der Frage zur Bank.
• Schreiben Sie ein Verzeichnis des übrigen Vermögens: Bargeld in der Wohnung, Wertsachen, Fahrzeug, Versicherungen mit Rückkaufswert, Forderungen gegen andere, Grundbesitz.Geht es später um einen Bestand, etwa um alles, was am Todestag vorhanden war, verlangt das Gesetz ein Verzeichnis (§ 260 Abs. 1 BGB). Ein Verzeichnis vom ersten Tag zeigt, was sich unter Ihrer Verwaltung verändert hat. Nehmen Sie Schmuck oder Bargeld in Verwahrung, halten Sie es mit Datum fest und lassen Sie die Notiz, wenn möglich, von der Person oder einer weiteren anwesenden Person gegenzeichnen.
• Halten Sie Wünsche und Weisungen der Person zu Geld, Geschenken und Spenden schriftlich und mit Datum fest.Weisungen binden Sie. Abweichen dürfen Sie nur, wenn Sie annehmen dürfen, dass die Person die Abweichung billigen würde (§ 665 Satz 1 BGB). Vorher sagen Sie es ihr und warten ihre Entscheidung ab, es sei denn, mit dem Aufschub wäre Gefahr verbunden (§ 665 Satz 2 BGB). Hat sie etwa gesagt, dass ihre jährliche Spende an einen bestimmten Verein weiterlaufen soll, belegt eine datierte Notiz später, dass die Zahlung ihrem Willen entsprach. Ob eine Schenkung von Ihrer Vollmacht gedeckt ist, entscheidet deren Wortlaut.

Wie Sie die Unterlagen laufend führen

• Richten Sie jede Zahlung für die Person so ein, dass sie von ihrem Konto abgeht, auch Daueraufträge und Lastschriften.Dann erscheint jede Buchung auf ihrem Kontoauszug, und Sie müssen später nichts auseinanderrechnen. Verwenden Sie Geld der Person für sich, müssen Sie es vom Tag der Verwendung an verzinsen (§ 668 BGB) und herausgeben (§ 667 BGB). Haben Ehegatten schon immer gemeinsam gewirtschaftet, kann für sie anderes gelten. Das ist eine Frage des Einzelfalls.
• Heben Sie Bargeld nur ab, wenn es gebraucht wird, und schreiben Sie bei jeder Abhebung auf, wofür es verwendet wurde.Bei Barabhebungen fragen Kontrollbetreuer und Erben besonders oft nach, weil der Kontoauszug den Zweck nicht zeigt. Geben Sie jedem Eintrag im Kassenbuch eine laufende Nummer und schreiben Sie dieselbe Nummer auf die Quittung. So findet, wer prüft, zu jeder Abhebung auf dem Kontoauszug den passenden Beleg. Geben Sie der Person selbst Geld zur freien Verfügung, etwa für Zuzahlungen in der Apotheke oder ein Trinkgeld für den Fahrdienst, vermerken Sie die Übergabe mit Datum und Betrag. Was sie davon ausgibt, belegen Sie nicht einzeln.
• Bewahren Sie die Kontoauszüge vollständig auf, dazu Rechnungen, Quittungen, Verträge, Bescheide und den Schriftwechsel.§ 259 Abs. 1 BGB verlangt Belege, soweit sie üblicherweise erteilt werden. Für Kleinbeträge ohne Quittung genügt ein Vermerk mit Datum und Zweck. Heften Sie die Belege eines Monats hinter den Kontoauszug desselben Monats. Dann lässt sich jede Buchung mit dem Beleg daneben prüfen.
• Führen Sie Ihre eigenen Auslagen in einer gesonderten Liste.Fahrtkosten, Porto oder Telefonkosten, die Sie den Umständen nach für erforderlich halten durften, bekommen Sie ersetzt (§ 670 BGB). Notieren Sie Datum, Anlass und Betrag, bei Fahrten auch Ziel und Strecke. Die Betreuungsstelle der Landeshauptstadt München rät, auch diese Belege für die Rechenschaft gegenüber den Erben aufzubewahren.
• Schreiben Sie bei größeren Entscheidungen kurz auf, warum Sie so entschieden haben.Etwa bei einer Kündigung, einem Heimvertrag, einer neuen Geldanlage oder dem Verkauf eines Fahrzeugs. Eine Aktennotiz mit Datum, den verglichenen Angeboten und dem Wunsch der Person zeigt später, dass Sie die erforderliche Sorgfalt beachtet haben. Darauf kommt es an, wenn Ihnen ein Fehler vorgeworfen wird (§ 276 Abs. 1 und 2 BGB).
• Schließen Sie jedes Jahr mit einer kurzen Übersicht ab: Stand am Jahresanfang, Einnahmen, Ausgaben, Stand am Jahresende.Von Bevollmächtigten verlangt das Gesetz keine jährliche Abrechnung. Mit ihr verteilt sich die Arbeit auf viele Jahre, und Sie bemerken fehlende Belege, solange sie sich noch beschaffen lassen. Versteht die Person sie noch, gehen Sie die Übersicht mit ihr durch und notieren Sie das Datum des Gesprächs.

Welche Zahlungen an Sie selbst zulässig sind

• Ihre Auslagen dürfen Sie sich vom Konto der Person erstatten.Damit erfüllen Sie nur Ihren Anspruch aus § 670 BGB, und Geschäfte, die ausschließlich der Erfüllung einer Verbindlichkeit dienen, lässt § 181 BGB zu. Überweisen Sie die Erstattung einzeln mit Angabe des Zwecks und legen Sie Ihre Liste dazu. Haben Sie länger vorgestreckt, ist der Betrag vom Tag der Auslage an mit vier Prozent im Jahr zu verzinsen (§ 256 Satz 1, § 246 BGB).
• Für absehbare größere Auslagen können Sie einen Vorschuss verlangen (§ 669 BGB).Rechnen Sie ihn nach der Ausgabe ab und zahlen Sie zurück, was übrig bleibt.
• Für Ihre Zeit steht Ihnen ohne Vereinbarung nichts zu.Der Auftrag ist unentgeltlich (§ 662 BGB). Ist eine Vergütung vereinbart, kann sie mit dem Rechtsdienstleistungsgesetz in Konflikt geraten, soweit Ihre Tätigkeit eine rechtliche Prüfung des Einzelfalls verlangt, etwa bei einem Heimvertrag oder einem Widerspruch gegen einen Bescheid. Unentgeltlich sind solche Tätigkeiten erlaubt (§ 6 Abs. 1 RDG). Außerhalb der Familie und enger persönlicher Beziehungen verlangt § 6 Abs. 2 RDG zusätzlich, dass eine Person mit Befähigung zum Richteramt oder mit einer Erlaubnis Sie anleitet oder die Tätigkeit selbst übernimmt. Gegen Entgelt brauchen Sie eine gesetzliche Erlaubnis (§ 2 Abs. 1, § 3 RDG). Lassen Sie eine solche Vereinbarung prüfen, bevor Sie sich etwas auszahlen.
• Einen bezahlten Pflege- oder Mietvertrag zwischen der Person und Ihnen können Sie nur schließen, wenn die Vollmacht Sie von § 181 BGB befreit.Kann die Person den Vertrag nicht mehr selbst schließen und fehlt die Befreiung, muss für dieses Geschäft ein Betreuer bestellt werden, der den Vertrag für die Person schließt. Auch mit Befreiung wird ein solcher Vertrag später genau angesehen. Halten Sie Leistung, Preis und vergleichbare Angebote schriftlich fest.
• Ein Geschenk aus dem Vermögen der Person an Sie selbst ist ein Geschäft mit sich selbst.Es setzt voraus, dass die Vollmacht Schenkungen erlaubt und Sie von § 181 BGB befreit sind. Fehlt das, ist die Schenkung schwebend unwirksam. Wirksam wird sie erst, wenn die geschäftsfähige Person selbst oder nach ihrem Tod die Erben sie genehmigen (§ 177 Abs. 1 BGB). Für das Geschäft mit sich selbst nach § 181 BGB gilt das entsprechend.

Ihre Angaben für die Vermögensakte

Wie eine Abrechnung aufgebaut ist

Wenn das Betreuungsgericht einen Kontrollbetreuer bestellt

Eine Kontrollbetreuung kann jeder beim Betreuungsgericht anregen, der Zweifel an Ihrer Verwaltung hat. Wann das Gericht sie anordnet und wie das Verfahren abläuft, steht im Beitrag „Zweifel an der bevollmächtigten Person“. An dem Verfahren sind Sie zu beteiligen, soweit Ihr Aufgabenkreis betroffen ist (§ 274 Abs. 1 Nr. 3 FamFG). Legen Sie dem Gericht Ihre Vermögensakte vor, mit dem Anfangsbestand, dem Kassenbuch und einer Abrechnung bis zum aktuellen Tag. Damit lassen sich Zweifel am ehesten ausräumen.

Wird ein Kontrollbetreuer bestellt, macht er gegenüber Ihnen die Rechte der Person geltend. Er kann Auskunft, eine Abrechnung mit Belegen und die Herausgabe von Geld verlangen und Ersatzansprüche durchsetzen. Hat ihm das Gericht auch diesen Aufgabenbereich übertragen, holt er Auskünfte bei Banken und anderen Stellen selbst ein, ohne auf Sie angewiesen zu sein (§ 1815 Abs. 3 BGB). Ihre Vollmacht bleibt bestehen, und Sie handeln weiter für die Person. Beantworten Sie seine Anfragen vollständig und in angemessener Frist, und heben Sie Ihre Antworten in Kopie auf.

Behindern Sie den Kontrollbetreuer bei seiner Aufgabe, kann das Gericht anordnen, dass Sie die Vollmacht nicht mehr ausüben dürfen und die Urkunde an ihn herausgeben müssen (§ 1820 Abs. 4 Satz 1 Nr. 2 BGB). Dasselbe gilt, wenn die dringende Gefahr besteht, dass Sie gegen die Wünsche der Person handeln und dadurch sie selbst oder ihr Vermögen erheblich gefährden (Nr. 1). Fallen die Gründe weg, muss das Gericht die Anordnung aufheben, und Sie erhalten die Urkunde zurück, wenn die Vollmacht nicht erloschen ist (§ 1820 Abs. 4 Satz 2 BGB). Soweit Ihre Vollmacht die Personensorge oder wesentliche Teile der Vermögenssorge erfasst, gelten für einen Widerruf durch einen Betreuer strenge Voraussetzungen. Das Festhalten an der Vollmacht muss mit hinreichender Wahrscheinlichkeit eine künftige erhebliche Verletzung der Person oder ihres Vermögens befürchten lassen, und mildere Maßnahmen dürfen nicht geeignet erscheinen. Der Widerruf braucht die Genehmigung des Betreuungsgerichts, das zugleich die Herausgabe der Urkunde an den Betreuer anordnen kann (§ 1820 Abs. 5 BGB).

Halten Sie die Bestellung für unbegründet, können Sie Beschwerde einlegen, als Vorsorgebevollmächtigte auch im Namen der Person, soweit Ihr Aufgabenkreis betroffen ist (§ 303 Abs. 4 FamFG). Die Beschwerde richten Sie an das Betreuungsgericht, das den Beschluss erlassen hat (§ 64 Abs. 1 FamFG). Die Frist beträgt einen Monat ab der schriftlichen Bekanntgabe des Beschlusses (§ 63 Abs. 1 und 3 FamFG), bei einer Bestellung durch einstweilige Anordnung zwei Wochen (§ 63 Abs. 2 Nr. 1 FamFG). Auch gegen die Genehmigung eines Widerrufs können Sie Beschwerde einlegen. Weil der Widerruf ein Rechtsgeschäft ist, gilt dafür voraussichtlich die kürzere Frist von zwei Wochen (§ 63 Abs. 2 Nr. 2 FamFG). Rechnen Sie im Zweifel mit dieser kürzeren Frist.

Nach dem Tod: die Abrechnung für die Erben

Mit dem Tod treten die Erben an die Stelle der Person, für die Sie tätig waren (§ 1922 Abs. 1 BGB). Was Sie danach mit der Vollmacht noch erledigen dürfen und wie Sie Geld und Unterlagen übergeben, steht im Beitrag „Nach dem Tod mit der Vollmacht weiterhandeln“. Für die Zeit bis zum Tod schulden Sie den Erben die Abrechnung.

Bevor Sie Geld oder Unterlagen übergeben, klären Sie, wer Erbe ist. Sicher sind Sie mit einem Erbschein, denn wer an die darin genannten Erben leistet, ist geschützt, auch wenn der Erbschein sich später als unrichtig erweist (§ 2367 BGB). Nennt ein notarielles Testament oder ein Erbvertrag die Erben mit Namen, genügt in den meisten Fällen eine beglaubigte Abschrift mit der Niederschrift des Nachlassgerichts über die Eröffnung. Ein eigenhändiges Testament reicht als Nachweis seltener. Bleiben Zweifel, bitten Sie um einen Erbschein. Bei mehreren Erben übergeben Sie an alle gemeinsam oder an eine Person, die alle dazu bevollmächtigt haben (§ 2039 Satz 1 BGB). Die Erben können eine Abrechnung über Ihre gesamte Tätigkeit verlangen, im Aufbau wie oben beschrieben.

Mit der Abrechnung geben Sie die Originalbelege heraus, nummeriert wie in der Abrechnung (§ 667 BGB). Auslagen, die Ihnen noch nicht erstattet sind, machen Sie bei den Erben geltend, denn sie gehören zu den Schulden des Nachlasses (§ 1967 BGB).

Wofür Sie haften

Verletzen Sie eine Pflicht aus dem Auftrag, schulden Sie Schadensersatz (§ 280 Abs. 1 BGB), und zwar mit Ihrem eigenen Vermögen. Ist nichts anderes vereinbart, genügt dafür schon leichte Fahrlässigkeit, also jedes Außerachtlassen der im Verkehr erforderlichen Sorgfalt (§ 276 Abs. 1 und 2 BGB). Eine Milderung für unentgeltliches Handeln sieht das Recht des Auftrags nicht vor. Die Betreuungsstelle der Landeshauptstadt München weist darauf hin, dass die Haftung Ihr gesamtes Privatvermögen umfasst.

Typische Haftungsfälle im Alltag sind versäumte Fristen: ein Widerspruch gegen einen Bescheid, der zu spät eingeht, ein Antrag auf Pflegeleistungen, der liegen bleibt, eine Versicherungsprämie, die nicht bezahlt wird, eine Forderung der Person, die verjährt. Führen Sie deshalb in der Vermögensakte eine Liste offener Fristen und sehen Sie die Post der Person regelmäßig darauf durch.

Eine Beschränkung Ihrer Haftung ergibt sich nur aus einer Absprache mit der Person. Für Vorsatz kann die Haftung nicht im Voraus erlassen werden (§ 276 Abs. 3 BGB). Fragen Sie bei Ihrer Haftpflichtversicherung schriftlich nach, ob Vermögensschäden aus einer Tätigkeit als Bevollmächtigte versichert sind, und fragen Sie beim Betreuungsverein nach Erfahrungen mit Versicherungen für Bevollmächtigte. Ob Ihnen der Beitrag einer solchen Versicherung als Aufwendung zu ersetzen ist (§ 670 BGB), ist nicht sicher. Klären Sie das vorher mit der Person und halten Sie ihre Zustimmung schriftlich fest.

Gegenüber Dritten, mit denen Sie für die Person Verträge schließen, haftet zunächst die Person selbst, denn Ihre Erklärungen wirken für und gegen sie (§ 164 Abs. 1 BGB). Haben Sie dabei schuldhaft gehandelt, kann sie oder können später ihre Erben von Ihnen Ersatz verlangen. Handeln Sie ohne ausreichende Vollmacht, haften Sie dem Vertragspartner unter Umständen selbst (§ 179 BGB).

Wie lange Sie die Unterlagen aufbewahren

Eine feste Aufbewahrungsfrist für Bevollmächtigte nennt das Gesetz nicht. Maßgeblich ist, wie lange Ansprüche gegen Sie geltend gemacht werden können. Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre (§ 195 BGB). Sie beginnt am Schluss des Jahres, in dem der Anspruch gegen Sie entsteht. Hinzukommen muss, dass die Berechtigten die Umstände und Sie als Verpflichtete kennen oder ohne grobe Fahrlässigkeit kennen müssten (§ 199 Abs. 1 BGB). Unabhängig davon, ob jemand davon weiß, verjähren Schadensersatzansprüche und andere Ansprüche in der Regel zehn Jahre nach ihrer Entstehung (§ 199 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 und Abs. 4 BGB).

Abrechnen müssen Sie oft erst nach dem Tod der Person, denn die Rechenschaft wird nach der Ausführung des Auftrags fällig (§ 666 BGB). Heben Sie Ihre Kopien von Kontoauszügen, Kassenbuch, Belegen und Abrechnungen deshalb über Ihre ganze Tätigkeit auf und danach noch mindestens zehn Jahre.

Typische Fehler und wie Sie sie vermeiden

• Bargeld wird ohne Notiz abgehoben.Später lässt sich der Zweck nicht mehr belegen, und der Betrag kann als herauszugeben gelten (§ 667 BGB). Vermeiden lässt sich das mit einem Eintrag im Kassenbuch am selben Tag und einer Quittung oder einem Vermerk.
• Geld der Person läuft über das eigene Konto oder bleibt dort liegen.Auch in guter Absicht, etwa um Überweisungen zu bündeln, verwischt das die Grenze zwischen beiden Vermögen. Für Geld, das Sie für sich verwenden, schulden Sie Zinsen (§ 668 BGB).
• Mündliche Absprachen mit der Person werden nicht festgehalten.Wünsche zu Geschenken, Spenden oder Anschaffungen lassen sich nach ihrem Tod nur noch mit einer datierten Notiz belegen, im besten Fall mit ihrer eigenen Unterschrift, solange sie das noch kann.
• Geschenke an sich selbst oder die eigene Familie ohne klare Erlaubnis.Prüfen Sie vor jeder Schenkung den Wortlaut der Vollmacht und § 181 BGB. Bleibt die Frage offen, unterbleibt die Schenkung, bis sie geklärt ist.
• Geordnet wird erst am Ende.Belege aus mehreren Jahren nachträglich zusammenzusuchen kostet viel Zeit, und manches lässt sich nicht mehr beschaffen. Eine Übersicht zum Ende jedes Jahres verhindert das.
• Anfragen eines Kontrollbetreuers bleiben liegen.Das kann bis zur Anordnung führen, dass Sie die Vollmacht nicht mehr ausüben dürfen (§ 1820 Abs. 4 Satz 1 Nr. 2 BGB).
• Originalbelege werden nach dem Tod herausgegeben, ohne Kopien zu behalten.Dann fehlen Ihnen die Unterlagen, wenn Erben Monate oder Jahre später Fragen stellen.