Liste: wem Sie die Vollmacht schicken

Welcher Nachweis wofür genügt

• Fertigen Sie mehrere gut lesbare Kopien der vollständigen Vollmacht an, mit allen Seiten und der Unterschrift.Bei den meisten Behörden und Kassen genügt eine einfache Kopie. Verlangen dürfen sie aber, dass Sie die Vollmacht schriftlich nachweisen (§ 13 Abs. 1 SGB X).
• Das Original zeigen Sie nur vor und nehmen es wieder mit. Verschicken Sie es nur dort, wo es ausdrücklich verlangt wird, und lassen Sie es sich zurückgeben.Wer eine Vollmachtsurkunde vorgelegt hat, gilt dem Empfänger gegenüber weiter als bevollmächtigt. Das endet, wenn die Urkunde dem Vollmachtgeber zurückgegeben oder öffentlich für kraftlos erklärt worden ist (§ 172 Abs. 2, § 176 BGB), und schon vorher, sobald der Empfänger vom Ende der Vollmacht weiß oder davon wissen müsste (§ 173 BGB). Ein Original, das irgendwo liegen bleibt, ist deshalb schwer wieder einzusammeln, wenn sich etwas ändert. Endet die Vollmacht, müssen Sie die Urkunde dem Vollmachtgeber zurückgeben und dürfen sie nicht zurückhalten (§ 175 BGB).
• Wird eine beglaubigte Kopie verlangt, fragen Sie, ob die Stelle eine Beglaubigung durch die Gemeinde annimmt, oder lassen Sie die Kopie bei einer Notarin oder einem Notar beglaubigen.Eine Behörde darf die Kopie einer privaten Urkunde nur beglaubigen, wenn sie zur Vorlage bei einer Behörde gebraucht wird. Im Vermerk steht dann, für welche Behörde (§ 33 Verwaltungsverfahrensgesetz, in Bayern Art. 33 BayVwVfG). Für die Bank genügt eine solche Beglaubigung deshalb nicht.
• Ist die Vollmacht notariell beurkundet, bitten Sie den Notar um weitere Ausfertigungen, statt das eigene Exemplar zu verschicken.Eine Ausfertigung vertritt im Rechtsverkehr die Urschrift, die beim Notar bleibt. Sie können also mehrere Stellen gleichzeitig bedienen.
• Gilt die Vollmacht nach ihrem Wortlaut erst, wenn der Vollmachtgeber nicht mehr selbst handeln kann, legen Sie ein ärztliches Attest bei.Die Deutsche Rentenversicherung verlangt in diesem Fall den Nachweis, dass die Bedingung eingetreten ist, und fordert dafür ein Attest an. Die Kosten dafür werden nicht erstattet. Fragen Sie bei anderen Stellen nach, welchen Nachweis sie verlangen.
• Ist die Unterschrift des Vollmachtgebers von der Betreuungsbehörde beglaubigt, vermerken Sie das in Ihrer Liste.Die Beglaubigung durch die Betreuungsbehörde verliert mit dem Tod des Vollmachtgebers ihre Wirkung (§ 7 Abs. 1 Satz 2 Betreuungsorganisationsgesetz). Eine Stelle, die eine beglaubigte Vollmacht verlangt, etwa das Grundbuchamt, nimmt sie danach nicht mehr als beglaubigte Urkunde an. Eine notarielle Beglaubigung ist davon nicht betroffen.
• Hat der Vollmachtgeber eine Stelle schon selbst von Ihrer Bevollmächtigung unterrichtet, notieren Sie auch das.Hat der Vollmachtgeber dem Empfänger die Bevollmächtigung selbst mitgeteilt, darf dieser eine Erklärung von Ihnen nicht wegen der fehlenden Urkunde zurückweisen (§ 174 Satz 2 BGB). Umgekehrt bleibt die Vollmacht dieser Stelle gegenüber bestehen, bis ihr der Vollmachtgeber das Ende mitteilt, bei einer öffentlichen Bekanntmachung auf demselben Weg (§ 170, § 171 Abs. 2 BGB). Weiß die Stelle schon vorher vom Ende oder müsste sie davon wissen, darf sie sich nicht mehr auf die Vollmacht berufen (§ 173 BGB).

Kassen und Sozialleistungsträger

• Krankenkasse: Kopie der Vollmacht mit der Versichertennummer und der Bitte, alle Schreiben an Ihre Anschrift zu senden.Ist der Krankenkasse bekannt, dass Sie bevollmächtigt sind, muss sie sich an Sie wenden. Schreibt sie den Versicherten selbst an, muss sie Sie verständigen (§ 13 Abs. 3 SGB X). Fragen Sie bei dieser Gelegenheit nach, ob für das laufende Jahr eine Befreiung von Zuzahlungen in Betracht kommt, wenn die Zuzahlungen die Belastungsgrenze erreichen (§ 62 SGB V). Die Betreuungsstelle der Landeshauptstadt München führt die Zuzahlungsbefreiung in ihrer Liste für Bevollmächtigte eigens auf.
• Pflegekasse: eine eigene Kopie, auch wenn sie unter derselben Anschrift sitzt wie die Krankenkasse.Die Pflegekasse ist bei der Krankenkasse errichtet, aber ein eigener Träger (§ 46 Abs. 1 und 2 SGB XI).
• Deutsche Rentenversicherung: Kopie mit der Versicherungsnummer. Sollen Zahlungen auf Ihr Konto gehen, das Original oder eine bestätigte Kopie.Nach den Arbeitsanweisungen der Deutschen Rentenversicherung genügt sonst auch ein Scan, ein Fax oder eine einfache Kopie. Für Zahlungen an den Bevollmächtigten reicht das nicht.
• Sozialamt, Wohngeldstelle oder Grundsicherung, wenn dort Leistungen bezogen oder beantragt werden: Kopie mit dem Aktenzeichen.Auch hier gilt § 13 Abs. 3 SGB X, die Stelle muss sich also an Sie wenden. Bescheide kann sie Ihnen bekannt geben (§ 37 Abs. 1 Satz 2 SGB X), bitten Sie deshalb ausdrücklich darum. Dann sehen Sie eine Frist für den Widerspruch, solange sie noch läuft. Bei Grundsicherung und Sozialhilfe ist der Widerspruch gegen einen Bescheid innerhalb eines Monats nach seiner Bekanntgabe schriftlich oder zur Niederschrift bei der Stelle zu erheben, die ihn erlassen hat (§ 84 Abs. 1 Satz 1 Sozialgerichtsgesetz). Fehlt im Bescheid eine richtige Belehrung über den Rechtsbehelf, verlängert sich die Frist auf ein Jahr (§ 66 Abs. 2 Sozialgerichtsgesetz). Für Wohngeld gilt das Sozialgerichtsgesetz nicht, dort entscheiden die Verwaltungsgerichte, und ob es überhaupt ein Widerspruchsverfahren gibt, regelt das Landesrecht. Maßgeblich ist dann die Rechtsbehelfsbelehrung im Bescheid.
• Bei einem Grad der Behinderung die Stelle, die ihn festgestellt hat, in Bayern das Zentrum Bayern Familie und Soziales: Kopie mit dem Aktenzeichen.Nachprüfungen und neue Ausweise laufen dann über Sie.
• Bei Beamten im Ruhestand die Beihilfestelle und die Stelle, die die Versorgungsbezüge zahlt: Kopie mit der Personalnummer.Beihilfeanträge haben eigene Fristen. Wer die Post bekommt, muss sie kennen.
• Rundfunkbeitrag und Telefon: Fragen Sie beim Versand nach, ob für den Vollmachtgeber eine Befreiung oder Ermäßigung in Betracht kommt, etwa wenn er Grundsicherung oder Hilfe zur Pflege bezieht.Die Betreuungsstelle der Landeshauptstadt München nennt die Befreiung vom Rundfunkbeitrag und den Sozialtarif beim Telefon unter den ersten Aufgaben von Bevollmächtigten. Die Befreiung vom Rundfunkbeitrag gibt es nur auf Antrag (§ 4 Abs. 1 Rundfunkbeitragsstaatsvertrag).

Finanzamt

• Schicken Sie eine Kopie der Vollmacht mit der Steuer-Identifikationsnummer und der Steuernummer an das zuständige Finanzamt.Ist ein Bevollmächtigter bestellt, soll sich das Finanzamt an ihn wenden (§ 80 Abs. 5 AO). Angehörige dürfen unentgeltlich in Steuersachen helfen (§ 6 Steuerberatungsgesetz).
• Bitten Sie ausdrücklich darum, dass auch die Steuerbescheide an Sie gehen, und fragen Sie nach, ob das Finanzamt Ihre Vollmacht dafür anerkennt.Für den Empfang von Bescheiden muss die Vollmacht diese Befugnis ausdrücklich nennen. Die amtlichen Vollmachtsmuster der Finanzverwaltung sind für Steuerberaterinnen und Steuerberater sowie Lohnsteuerhilfevereine gedacht und für Angehörige nicht vorgeschrieben.
• Lassen Sie Steuererstattungen auf das Konto des Vollmachtgebers gehen, nicht auf Ihr eigenes.Die Vollmacht berechtigt nicht zum Empfang von Steuererstattungen (§ 80 Abs. 1 AO).
• Vertreten Sie ein Ehepaar, brauchen Sie für jeden Ehegatten eine eigene Vollmacht, auch bei gemeinsamer Veranlagung.So beschreiben es die Finanzämter in ihren Hinweisen zur Vertretung in Steuersachen.

Bank und Geldanlagen

• Hausbank: Legen Sie das Original in der Filiale vor und lassen Sie die Bank selbst eine Kopie anfertigen.Manche Banken prüfen die Vollmacht in einer zentralen Abteilung und bitten um ihr eigenes Formular oder um eine beglaubigte Vollmacht. Eine wirksame Vollmacht muss die Bank auch ohne ihr Formular beachten. Fragen Sie in der Filiale, wie lange die Prüfung dauert. Was Sie tun können, wenn die Bank ablehnt, steht auf der Schrittseite.
• Verlangt die Bank statt der Vollmacht einen Betreuerausweis oder eine gerichtliche Bestellung, bitten Sie um eine schriftliche Begründung und weisen Sie auf den Vorrang der Vollmacht hin.Reicht die Vollmacht für die Bankgeschäfte aus, ist ein Betreuer dafür nicht erforderlich und wird nicht bestellt (§ 1814 Abs. 3 Satz 2 Nr. 1 BGB). Darauf verweist auch die Betreuungsstelle der Landeshauptstadt München. Bleibt die Bank bei ihrer Forderung, nennen Sie ihr das Urteil des Landgerichts Detmold vom 14. Januar 2015, 10 S 110/14: Eine Bank musste dort Anwaltskosten ersetzen, weil sie für ein Sparkonto trotz einer Vorsorgevollmacht für alle Vermögensangelegenheiten eine Bestellungsurkunde und einen Betreuerausweis verlangt hatte. Ob eine Weigerung im Einzelfall berechtigt ist, hängt davon ab, was die Bank genau verlangt und warum. Bewahren Sie deshalb jedes Schreiben der Bank auf und tragen Sie in Ihre Liste ein, wann Sie welches Dokument vorgelegt haben.
• Weitere Konten, Depot, Bausparkasse und Kreditkarte: jeweils gesondert, denn eine Bank gibt die Vollmacht nicht an andere weiter.Eine Konto- und Depotvollmacht gilt nur bei der Bank, bei der sie erteilt wurde. Wird sie widerrufen, muss das jeder dieser Banken nach dem Hinweis des Bundesministeriums der Justiz und für Verbraucherschutz unverzüglich schriftlich mitgeteilt werden. Halten Sie deshalb jede Bank einzeln in Ihrer Liste fest.

Versicherungen, Vermieter und Verträge

• Private Versicherungen wie Kranken-, Haftpflicht-, Hausrat- oder Lebensversicherung: Kopie mit der Versicherungsnummer.Für eine Kündigung oder einen Widerruf genügt die Kopie nicht sicher, siehe den nächsten Punkt.
• Vermieter: zur Information eine Kopie. Kündigen Sie für den Vollmachtgeber etwas, legen Sie der Kündigung das Original bei oder übergeben Sie sie persönlich mit dem Original.Eine einseitige Erklärung wie eine Kündigung kann zurückgewiesen werden, wenn keine Vollmachtsurkunde vorgelegt wird, und ist dann unwirksam (§ 174 BGB). Eine Kopie oder ein Fax ist keine Vorlage der Urkunde.
• Strom, Gas, Wasser, Telefon und Internet: Kopie mit der Kunden- oder Vertragsnummer.
• Rundfunkbeitrag: Kopie an den ARD ZDF Deutschlandradio Beitragsservice mit der neunstelligen Beitragsnummer.Die Beitragsnummer steht auf jedem Schreiben des Beitragsservice und auf dem Kontoauszug.
• Post: Stellen Sie beim Postdienstleister einen Nachsendeauftrag und legen Sie dafür die Vollmacht vor.
• Fahrzeug: Kfz-Versicherung und, wenn etwas umgemeldet werden soll, die Zulassungsbehörde.Die Zulassungsbehörde verlangt für Anträge im Namen eines anderen meist das Original und Ihren Ausweis, manche auch eine Kopie des Ausweises der Person, die Sie vertreten. Fragen Sie vorher nach.

Ärztinnen und Ärzte, Pflege und Grundbuch

• Hausärztin oder Hausarzt, Fachärztinnen und Fachärzte, Zahnärztin oder Zahnarzt: Kopie für die Patientenakte, zusammen mit einer Kopie der Patientenverfügung.Die Ärzte können Sie dann ohne Rückfrage informieren und im Notfall sofort sagen, wer bevollmächtigt ist.
• Pflegedienst, Tagespflege oder Heim: Kopie für die Pflegedokumentation.
• Grundbuchamt und Notar, wenn eine Immobilie betroffen ist: Hier genügt weder Kopie noch einfache Unterschrift.Das Grundbuchamt trägt nur ein, was mit einer notariellen Urkunde oder einer amtlich beglaubigten Erklärung belegt ist (§ 29 Grundbuchordnung). Klären Sie mit dem Notar, welche Form Ihre Vollmacht hat.

Gläubiger und laufende Verfahren

• Gläubiger, die noch Geld verlangen: Kopie der Vollmacht mit der Bitte, Grund und Höhe der Forderung nachzuweisen.Die Betreuungsstelle der Landeshauptstadt München rät, vor einer Zahlung zu prüfen, ob die Forderung wirksam entstanden ist. War der Vollmachtgeber bei Vertragsschluss geschäftsunfähig, ist seine Erklärung nichtig (§ 105 Abs. 1 BGB). Für Geschäfte des täglichen Lebens mit geringen Mitteln gilt eine Ausnahme, sobald Leistung und Gegenleistung bewirkt sind (§ 105a BGB).
• Kommt ein Mahnbescheid des Amtsgerichts, notieren Sie das Zustelldatum sofort in Ihrer Liste.Gegen einen Mahnbescheid kann innerhalb von zwei Wochen Widerspruch eingelegt werden (§ 692 Abs. 1 Nr. 3 Zivilprozessordnung). Gegen einen Vollstreckungsbescheid läuft eine Einspruchsfrist von zwei Wochen, die nicht verlängert werden kann (§ 700 Abs. 1, § 339 Abs. 1 Zivilprozessordnung). Ist die Frist versäumt, wird der Vollstreckungsbescheid rechtskräftig.
• Laufende Gerichtsverfahren, etwa eine Räumungsklage: Kopie der Vollmacht an das Gericht mit dem Aktenzeichen.Ist der Vollmachtgeber nicht mehr prozessfähig und hat er Sie schriftlich auch für die gerichtliche Vertretung bevollmächtigt, stehen Sie im Verfahren einem gesetzlichen Vertreter gleich, wenn die Vollmacht eine Betreuung entbehrlich macht (§ 51 Abs. 3 Zivilprozessordnung). Ob die Vollmacht das abdeckt, prüft das Gericht am Wortlaut.

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