Der Antrag auf Hilfe zur Pflege, Schritt für Schritt

Der Satz zur Grundsicherung hat einen Grund. Die Hilfe zur Pflege beginnt mit dem Tag, an dem der Bezirk vom Bedarf erfährt. Die Grundsicherung im Alter gibt es dagegen nur auf Antrag, und sie wirkt höchstens auf den Ersten des Monats zurück, in dem er eingeht. Für Heimbewohner ist in Bayern der Bezirk für beide Leistungen zuständig.

Fügen Sie eine Kopie der Vollmacht oder des Betreuerausweises bei, damit der Bezirk mit Ihnen sprechen und Ihnen schreiben darf. Schicken Sie das Schreiben so, dass Sie den Eingang belegen können, etwa per Fax mit Sendebericht oder mit Eingangsstempel auf einer Kopie. Genau dieses Datum wird später wichtig, wenn es um den Beginn der Leistungen geht.

Ist der Pflegegrad noch nicht festgestellt, beantragen Sie ihn sofort bei der Pflegekasse. An die Entscheidung der Pflegekasse über den Pflegegrad ist der Bezirk gebunden, und ohne Bescheid kann er die Hilfe nicht abschließend berechnen.

Einen förmlichen Antrag schreibt das Gesetz für die Hilfe zur Pflege nicht vor. Nach § 18 Abs. 1 SGB XII genügt es, dass der Träger der Sozialhilfe von den Voraussetzungen erfährt. Ein Formular, eine Unterschrift oder eine bestimmte Form verlangt die Vorschrift nicht. Die Betreuungsstelle der Landeshauptstadt München rät Bevollmächtigten in ihrem Leitfaden deshalb, bei Unsicherheit über die Finanzen der vollmachtgebenden Person vorsorglich einen Sozialhilfeantrag zu stellen.

Als Bevollmächtigter handeln Sie im Verwaltungsverfahren für die pflegebedürftige Person, und der Bezirk kann nach § 13 Abs. 1 SGB X verlangen, dass Sie die Vollmacht schriftlich nachweisen. Als Betreuer sind Sie nach § 1823 BGB gesetzlicher Vertreter, soweit Ihr Aufgabenbereich die Vermögenssorge oder die Vertretung gegenüber Behörden umfasst. Im Antrag tritt die pflegebedürftige Person als Antragstellerin auf, und Sie unterschreiben in ihrem Namen.

Wer das erste Schreiben aufschiebt, riskiert mehr als einen späteren Beginn. Für die Zeit, bevor der Träger vom Bedarf erfährt, gibt es keine Sozialhilfe, und die offenen Heimkosten bleiben bei der pflegebedürftigen Person und später bei ihren Erben. Einen solchen Fall hatte das Oberlandesgericht Köln mit Beschluss vom 27. Januar 2026 (5 U 21/25) zu beurteilen, in einer Kostenentscheidung, nachdem die Beteiligten den Rechtsstreit für erledigt erklärt hatten. Das Heim verlangte nach dem Tod einer Bewohnerin offene Heimkosten von den Erben. Für die Zeit, für die ein Anspruch gegen den Sozialhilfeträger bestand, hätte sich das Heim nach Auffassung des Gerichts zuerst an ihn halten müssen. Für die frühere Zeit, für die kein Antrag nachgewiesen war und noch Vermögen über dem Schonbetrag bestand, blieben die Erben verpflichtet, obwohl die Städteregion Aachen schon ab Dezember 2021 Pflegewohngeld gezahlt hatte. Der Fall betraf Nordrhein-Westfalen und eine Entscheidung nach billigem Ermessen über die Kosten; auf andere Fälle lässt er sich nicht ohne Weiteres übertragen.

Dazu kommt die eigene Verantwortung. Die Betreuungsstelle der Landeshauptstadt München weist Bevollmächtigte darauf hin, dass sie Ansprüche der vollmachtgebenden Person geltend machen müssen, wenn das Einkommen nicht reicht, und dass sie für fahrlässig verursachte Schäden nach § 280 BGB einstehen können; maßgeblich ist, was zwischen ihnen und der vollmachtgebenden Person vereinbart ist. Betreuer haften nach § 1826 BGB.

Bei Pflegegrad 1 umfasst die Hilfe zur Pflege nach § 63 Abs. 2 SGB XII nur Pflegehilfsmittel, Maßnahmen zur Verbesserung des Wohnumfelds, digitale Pflegeanwendungen mit ergänzender Unterstützung bei ihrer Nutzung und einen Entlastungsbetrag, aber keine stationäre Pflege. Hat sich der Zustand seit der letzten Begutachtung verschlechtert, beantragen Sie bei der Pflegekasse eine Höherstufung und teilen Sie dem Bezirk das Datum dieses Antrags mit.

Wechselt die Person von einer Einrichtung in eine andere, bleibt es bei dem Ort, an dem sie vor der ersten Aufnahme gelebt hat. Das kann auch gelten, wenn sie zuerst in eine Kurzzeitpflege und danach dauerhaft ins Heim kommt. Ob es so ist, prüft der Bezirk im Einzelfall.

Sind Sie unsicher, ist das kein Grund zu warten. Geht Ihr Schreiben bei einem unzuständigen Bezirk, beim Landratsamt oder bei der Gemeinde ein, muss diese Stelle den zuständigen Träger unverzüglich unterrichten und die Unterlagen weiterleiten. Für den Beginn der Hilfe zählt dann schon der Tag, an dem die erste Stelle davon erfahren hat.

Die Bezirke stellen ihre Antragsformulare auf ihren Internetseiten bereit, der Bezirk Oberbayern auch als Antrag zum Ausfüllen am Bildschirm. Viele Bezirke bieten außerdem eine Beratung zur Hilfe zur Pflege an, telefonisch oder bei Sprechtagen in den Landkreisen.

Rechnen Sie damit, dass der Bezirk weit zurückfragt. Der Bezirk Niederbayern etwa nennt in seinem Merkblatt, dass die Vermögenswerte der letzten zehn Jahre abgefragt werden. Zu den Nachweisen gehören in der Regel die Kontoauszüge aller Konten für den Zeitraum, den das Formular nennt, dazu die Unterlagen über Sparbücher und Wertpapiere. Der Bezirk fragt außerdem nach Lebens- und Sterbegeldversicherungen mit ihrem Rückkaufswert.

Setzt der Bezirk eine Frist, halten Sie sie ein oder bitten Sie vor Ablauf schriftlich um Verlängerung. Kommen Unterlagen trotz Frist und schriftlichem Hinweis auf die Folgen nicht, darf er die Leistung ganz oder teilweise versagen. Reichen Sie das Fehlende danach nach, kann er die Leistung nachträglich erbringen, darauf haben Sie aber keinen sicheren Anspruch.

Die Bundesregierung hat im September 2025 auf eine Frage im Deutschen Bundestag mitgeteilt, dass längere Bearbeitungszeiten bei der Hilfe zur Pflege nach Rückmeldung der Träger der Sozialhilfe in vielen Fällen darauf beruhen, dass Unterlagen für die Vermögensprüfung nicht zeitnah oder unvollständig vorliegen. Eine vollständige erste Sendung erspart Rückfragen und erlaubt dem Bezirk, früher zu entscheiden.

Die Pflicht zur Mitwirkung hat Grenzen. Nach § 65 Abs. 1 SGB I besteht sie nicht, soweit sie in keinem angemessenen Verhältnis zur beantragten Leistung steht, aus wichtigem Grund unzumutbar ist oder der Bezirk sich die Kenntnis mit geringerem Aufwand selbst beschaffen kann als Sie. Können Sie eine Unterlage nur mit erheblichem Aufwand beschaffen, schreiben Sie das dem Bezirk mit Begründung vor Ablauf der Frist und bieten Sie an, was Sie stattdessen vorlegen können. Halten Sie eine Unterlage dagegen ohne eine solche Nachricht zurück, kann der Bezirk die Leistung nach § 66 SGB I versagen.

Für eine Bestattungsvorsorge gilt eine eigene Prüfung. Eine angemessene Vorsorge, die vor dem Antrag und ohne Blick auf die Sozialhilfe abgeschlossen wurde, kann als Härte geschützt sein. Der Bezirk Niederbayern nennt in seinem Merkblatt dafür bis zu 5.400 Euro zusätzlich zum Freibetrag, und er schließt Verträge aus, die erst nach dem Antrag oder in Kenntnis der Bedürftigkeit geschlossen wurden. Fragen Sie den zuständigen Bezirk nach seiner Grenze. Die Betreuungsstelle der Landeshauptstadt München nennt in ihrem Leitfaden angemessene Bestattungs- und Grabpflegeversicherungen ausdrücklich als Werte, die nicht für die Heimkosten eingesetzt werden müssen.

Ein angemessenes Haus oder eine angemessene Eigentumswohnung bleibt in der Regel geschützt, solange der Ehegatte oder eingetragene Lebenspartner dort wohnen bleibt. Steht die Wohnung nach dem Umzug leer, verlangt der Bezirk in der Regel die Verwertung. Ist ein Verkauf nicht sofort möglich, kann er die Hilfe als Darlehen gewähren.

Geben Sie das Vermögen der pflegebedürftigen Person vor dem Antrag nicht hastig aus. Der Bezirk fragt nach größeren Abhebungen und Ausgaben, und Sie sollten jede davon mit Beleg erklären können.

Dass sich nicht jede frühere Ausgabe mit Beleg erklären lässt, führt nicht ohne Weiteres zur Ablehnung. Das Landessozialgericht Nordrhein-Westfalen hat mit Urteil vom 27. März 2025 (L 9 SO 259/23) über eine Heimbewohnerin mit Demenz entschieden, von deren Konto Jahre zuvor 40.000 Euro bar abgehoben worden waren, ohne dass sich der Verbleib klären ließ. Weil die Frau krankheitsbedingt keine Auskunft mehr geben konnte und das Geld ihrer Betreuerin nie zur Verfügung stand, durfte der Sozialhilfeträger die Hilfe nicht mit Hinweis auf dieses Geld verweigern. Mögliche Rückgriffsansprüche muss er selbst weiter verfolgen. Die Entscheidung betrifft einen Fall, in dem der Verbleib krankheitsbedingt nicht aufzuklären war, und lässt sich nicht verallgemeinern. Was Sie wissen oder belegen können, gehört vollständig in den Antrag.

Gefragt wird auch nach Übergabeverträgen mit Gegenleistungen wie Wohnrecht, Verpflegung oder Pflege. Kann die pflegebedürftige Person diese Leistungen im Heim nicht mehr nutzen, prüft der Bezirk, ob dafür eine Zahlung in Geld verlangt werden kann. Will der Bezirk einen Anspruch auf sich überleiten, schickt er dem Beschenkten oder Verpflichteten ein eigenes Schreiben, die sogenannte Überleitungsanzeige. Wer ein solches Schreiben bekommt, sollte die Frist darin notieren und sich beraten lassen.

Zu den Kindern der pflegebedürftigen Person fragt der Antrag nach Personalien und Anschrift. Der Antrag des Bezirks Oberbayern will zum Beispiel Namen, Geburtsdatum, Beruf und Anschrift wissen. Er fragt auch, ob ein Kind mehr als 100.000 Euro brutto im Jahr verdient, und lässt als Antwort auch „nicht bekannt“ zu. Diese Angaben machen Sie für die Person, soweit Sie sie kennen. Einen eigenen Fragebogen zum Einkommen erhalten die Kinder erst, wenn der Bezirk Anhaltspunkte für ein Jahreseinkommen über 100.000 Euro hat. Wie Sie einen solchen Fragebogen beantworten, steht auf der Schrittseite bei der Frage nach dem Fragebogen zum Einkommen.

Steht fest, dass der Person Leistungen zustehen, und braucht nur die genaue Berechnung noch Zeit, können Sie einen Vorschuss beantragen. Für Geldleistungen wie die Grundsicherung im Alter muss der Bezirk nach § 42 Abs. 1 SGB I dann spätestens nach Ablauf eines Kalendermonats nach Eingang Ihres Antrags zahlen, die Höhe bestimmt er nach pflichtgemäßem Ermessen. Für den Teil der Heimkosten, den der Bezirk als Hilfe zur Pflege übernimmt, regelt das Gesetz den Vorschuss nicht ausdrücklich, weil der Bezirk diesen Teil in der Regel unmittelbar an das Heim zahlt. Zieht sich die Entscheidung hin, beantragen Sie trotzdem schriftlich eine vorläufige Zahlung und begründen Sie, warum der Anspruch dem Grunde nach feststeht. Streiten zwei Träger darüber, wer zuständig ist, kann der zuerst angegangene nach § 43 Abs. 1 SGB I vorläufig leisten, und auf Ihren Antrag muss er es. Entscheidet der Bezirk ohne zureichenden Grund nicht binnen sechs Monaten über den Antrag, ist eine Untätigkeitsklage beim Sozialgericht zulässig (§ 88 Abs. 1 SGG).

Droht das Heim wegen der offenen Beträge mit Kündigung, gilt das Wohn- und Betreuungsvertragsgesetz. Wegen Zahlungsverzugs darf das Heim nach § 12 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 WBVG erst bei einem bestimmten Rückstand kündigen, etwa wenn an zwei aufeinanderfolgenden Terminen ein Teil des Entgelts offen ist, der ein Monatsentgelt übersteigt. Vorher muss es unter Hinweis auf die beabsichtigte Kündigung eine angemessene Zahlungsfrist setzen. Nach § 12 Abs. 3 WBVG wird die Kündigung unwirksam, wenn sich bis zum Ablauf von zwei Monaten nach Rechtshängigkeit der Räumungsklage eine öffentliche Stelle zur Zahlung verpflichtet. Schicken Sie dem Heim deshalb eine Kopie des Eingangsnachweises Ihres Schreibens an den Bezirk, und bitten Sie den Bezirk bei einer Kündigungsdrohung schriftlich um eine Entscheidung. Ist der Heimplatz ernsthaft gefährdet, kann das Sozialgericht auf Antrag eine einstweilige Anordnung erlassen (§ 86b Abs. 2 SGG).

Neben dem Bezirk zahlt die Pflegekasse zu den pflegebedingten Kosten im Heim ab Pflegegrad 2 einen Leistungszuschlag nach § 43c SGB XI, der mit der Dauer des Aufenthalts steigt: 15 Prozent des Eigenanteils in den ersten zwölf Monaten, 30 Prozent nach mehr als zwölf, 50 Prozent nach mehr als 24 und 75 Prozent nach mehr als 36 Monaten. Er verringert den Betrag, den der Bezirk übernehmen muss. Achten Sie deshalb darauf, dass die Heimrechnung ihn ausweist.

Der Bescheid legt fest, welchen Betrag die Person aus ihrem Einkommen selbst für das Heim einsetzt und welchen Teil der Bezirk übernimmt. Der Person bleibt ein Barbetrag für persönliche Ausgaben, dazu kommt eine Pauschale für Kleidung. Wie Sie den Barbetrag verwalten, steht auf der Schrittseite bei der Frage nach dem Taschengeld.

Fehlt im Bescheid die Belehrung über den Widerspruch oder ist sie falsch, verlängert sich die Frist auf ein Jahr. Planen Sie trotzdem mit der Monatsfrist, denn ob die Belehrung fehlerhaft ist, lässt sich nicht immer sicher sagen. Den Widerspruch können Sie zunächst ohne Begründung einlegen und die Begründung nachreichen. Kosten entstehen Ihnen im Widerspruchsverfahren in der Regel nicht.

Ist die Frist verstrichen und stellt sich später ein Fehler heraus, können Sie eine Überprüfung des Bescheids beantragen. In der Sozialhilfe reicht eine Nachzahlung dann aber nur ein Jahr zurück, deshalb lohnt sich der Antrag, sobald Ihnen der Fehler auffällt.

Hilft der Bezirk dem Widerspruch nicht ab, erhalten Sie einen Widerspruchsbescheid. Gegen ihn ist binnen eines Monats nach Bekanntgabe die Klage beim Sozialgericht möglich (§ 87 Abs. 2 SGG), und für Leistungsempfänger ist das Verfahren gerichtskostenfrei (§ 183 SGG). Sehen Sie im Bescheid außerdem nach dem Bewilligungszeitraum: Die Grundsicherung im Alter wird nach § 44 Abs. 3 SGB XII in der Regel für zwölf Kalendermonate bewilligt. Notieren Sie das Ende dieses Zeitraums und fragen Sie rechtzeitig, welche Unterlagen der Bezirk für die Zeit danach braucht.

Die Renten steigen in der Regel zum 1. Juli. Schicken Sie die Anpassungsmitteilung der Rentenversicherung deshalb jedes Jahr im Sommer an den Bezirk. Was die pflegebedürftige Person zu viel bekommen hat, weil eine Änderung nicht gemeldet wurde, kann der Bezirk zurückfordern.

Achten Sie auch auf das Konto der Person. Sammelt sich dort aus Barbetrag oder Nachzahlungen Geld an, das zusammen mit dem übrigen Vermögen über den Freibetrag für geschütztes Vermögen steigt, ist auch das eine Änderung, die Sie melden.

Stirbt die Person, teilen Sie das dem Bezirk und dem Heim mit. Der Bezirk prüft danach, ob aus dem Nachlass Kosten zu ersetzen sind, und schreibt die Erben an. Ein solches Schreiben sollten die Erben prüfen lassen, bevor sie zahlen.

Nach dem Tod geht der Anspruch auf die Leistungen für das Heim nach § 19 Abs. 6 SGB XII auf das Heim über, soweit er der verstorbenen Person zugestanden hätte. Ein Antrag, über den bis zum Tod noch nicht entschieden war, bleibt deshalb wichtig, und das Heim kann ihn weiterverfolgen. Im schon genannten Fall hielt das Oberlandesgericht Köln das Heim für verpflichtet, sich für die Zeit, für die ein Anspruch gegen den Sozialhilfeträger bestand, zuerst an diesen zu halten, soweit die Erben nicht selbst zum Kostenersatz verpflichtet sind. Das Gericht hat darüber nur in einer Kostenentscheidung nach § 91a ZPO befunden; eine allgemeine Regel folgt daraus nicht. Ob der Bezirk von den Erben Kostenersatz verlangen kann, richtet sich nach § 102 SGB XII. Die Vorschrift enthält mehrere Grenzen: Ersetzt werden nur Kosten aus den zehn Jahren vor dem Tod, die das Dreifache des Grundbetrags nach § 85 Abs. 1 SGB XII übersteigen; die Erben haften nur mit dem Wert des Nachlasses; die Grundsicherung im Alter ist ausgenommen; der Anspruch erlischt drei Jahre nach dem Tod. Nach § 102 Abs. 3 SGB XII wird der Anspruch nicht geltend gemacht, wenn der Nachlass unter dem Dreifachen des Grundbetrags liegt, wenn er unter 15.340 Euro liegt und ein Ehegatte, Lebenspartner oder Verwandter erbt, der mit der Person bis zum Tod nicht nur vorübergehend in häuslicher Gemeinschaft gelebt und sie gepflegt hat, oder wenn der Ersatz im Einzelfall eine besondere Härte wäre. Geben Sie diese Hinweise an die Erben weiter, damit sie ein Schreiben des Bezirks prüfen lassen können.